QUITAR VALORES DUPLICADOS
Cuando
quita valores duplicados, sólo se afecta a los valores del rango de celdas o
tabla. No se modifica ni se mueve ningún otro valor fuera del rango de celdas o
tabla.
Debido
a que borra los datos de manera permanente, es buena idea copiar el rango
original de celdas o tabla en otra hoja de cálculo o libro antes de quitar los
valores duplicados.
1.
Seleccione el rango de
celdas o asegúrese de que la celda activa se encuentra en una tabla.
2.
En el
grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic
en Quitar duplicados.
Gráfico 12: valores duplicados
3.
Siga uno o varios de
los procedimientos siguientes:
·
En Columnas,
seleccione una o más columnas.
·
Para seleccionar
rápidamente todas las columnas, haga clic en Seleccionar todo.
·
Para borrar
rápidamente todas las columnas, haga clic en Anular selección.
Si el rango de celdas o tabla contiene muchas columnas y
sólo desea seleccionar algunas, le será más fácil hacer clic en Anular
selección y, a continuación, en Columnas, seleccionar dichas
columnas.
4.
Haga clic
en Aceptar.
Aparece
un mensaje indicándole cuántos valores duplicados se han quitado y cuántos
valores únicos permanecen o si no se han quitado valores duplicados.
Aplicar formato condicional a valores únicos o duplicados
NOTA No
se puede aplicar formato condicional a campos del área Valores de un informe de
tabla dinámica según valores únicos o duplicados.
Formato rápido
1.
Seleccione una o más
celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
2.
En la
ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto
a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Resaltar
reglas de celdas.
Gráfico 13: valores duplicados
3.
Seleccione Duplicar
valores.
4.
Escriba los valores
que desee usar y, a continuación, seleccione un formato.
EJEMPLO:
Al momento de remover los valores
duplicados sólo se afecta el rango de celdas seleccionado por lo que
el primer paso es seleccionar el rango de celdas sobre el cuál se aplicará la
acción.
Gráfico 14: ejemplo
En la ficha Datos,
dentro del grupo Herramientas de datos, haz clic sobre el
comando Quitar duplicados.
Gráfico 15: valores duplicados
Aparece el cuadro de
diálogo Quitar duplicados y en la sección Columnas puedes
seleccionar una o más columnas de datos. Para seleccionar todas las columnas
rápidamente puedes hacer clic en Seleccionar todo. Para quitar la
selección de las columnas haz clic en Anular selección. El comando
se ejecutará sobre aquellas columnas que estén seleccionadas. Asegúrate de
marcar la caja de selección Mis datos tienen encabezados en
caso de que tus datos los tengan.
Gráfico 16: valores duplicados
Finalmente haz clic en
Aceptar y Excel mostrará un mensaje indicando la cantidad de valores
duplicados que han sido quitados y la cantidad de valores únicos que permanecen.
Gráfico 17:
valores duplicados
Finalmente debes hacer clic en el botón Aceptar
para terminar con la operación y podrás observar el resultado.
Gráfico 18: valores duplicados
Si lo que deseas es sólamente filtrar los valores
sin eliminarlos de la lista, consulta el siguiente artículo Filtrar valores único
VALIDACIÓN DE DATOS
La validación de datos
es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los
datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos
puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si
lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una
celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar
mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como
instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.
Por
ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir
únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios
seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:
Si
los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la
celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de
error específico.
En
un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para
calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra
en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000
dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para
comisiones y bonificaciones.
Si
se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7
también aumentaría o se reduciría automáticamente.
Los
comandos de validación de datos se encuentran en la pestaña Datos, en el
grupo Herramientas de datos.
Gráfico 19: validación de datos
La
validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de
datos.
Gráfico 20: validación de datos
La
validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros
miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean
exactos y coherentes.
Puede
usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:
·
Restringir los datos a
elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede
limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y
desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de
un rango de celdas que se encuentren en otra parte del libro.
Gráfico 21: validación de datos
·
Restringir los números
que se encuentren fuera de un intervalo específico Por
ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el
número de hijos en una celda específica.
·
Restringir las fechas
que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por
ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3
días siguientes.
·
Restringir las horas
que se encuentren fuera de un período de tiempo específico
Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno
entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.
·
Limitar la cantidad de
caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto
permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede
establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la
longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10
caracteres.
·
Validar datos según
fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede
usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y
bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general.
Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda,
aparecerá un mensaje de validación.
Lo
que los usuarios vean al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo
se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje
de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada
suelen usarse para ofrecer a los usuarios orientación acerca del tipo de datos
que debe especificarse en la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la
celda. Si lo desea, puede mover este mensaje y dejarlo visible hasta que el
usuario pase a otra celda o presione Esc.
Gráfico 22: validación de datos
También
puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecerá cuando el
usuario escriba datos no válidos.
Gráfico 23: validación de datos
Puede
elegir entre tres tipos de mensajes de error:
Tipo
|
Se usa para
|
|
Detener
|
Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un
mensaje de alertaDetener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.
|
|
Advertencia
|
Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos,
pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia,
los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no
válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.
|
|
Información
|
Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos,
pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más
flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios
pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para
rechazarlo.
|
Puede
personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no
hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado.
VIDEO INSTRUCTIVO
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